Hacia una mejora en nuestro trabajo

Los viernes por la tarde, tengo que confesarlo, llego rendido a casa debido al cansancio acumulado durante la semana, o mejor dicho durante los cinco días laborales. Cansancio producido por la actividades profesionales diarias.

Como reconozco que este cansancio no es sólo mío si no que afecta a gran parte de profesionales, indaguemos un poco si este cansancio, es decir este conjunto de actividades y tareas diarias que realizamos tienen una recompensa, es decir generan un valor para nuestras compañías.

Si la repuesta es sí, tal vez deberíamos replantearnos su gestión. Tampoco consiste en matarse en el trabajo. Y seguramente el ritmo de nuestras actividades irá decayendo o sufrirá altibajos si continuamos con dicho ritmo de trabajo.

Si la respuesta es no, es decir no generamos gran valor a nuestras compañía, pufff... tendremos que replantearnos muchas cosas, pero que muchas.

Hace poco leí sobre las tareas que realiza una startup en sus primeros meses de vida y entre las notas destaqué una muy clara para mí, aunque no se la daba muy importancia en el texto, que hablaba de las actividades tipo residuo, aquellas que consumen recursos pero que no generan valor.

Desde hace unas semanas estoy preparando unas notas y borradores para publicar un libro sobre la gestión del tiempo, objeto tan preciado y escaso en nuestros días. Y la nota que leí sobre las actividades tipo residuo, me ha hecho recapacitar este fin de semana. Así que al final he elaborado una especie de capítulo para el libro que recogerá algo así como un tipo de evaluación de la gestión de nuestro tiempo.

Casi para que no se me olviden estas ideas las plasmo aquí y me servirán como borrador del capítulo. 

Clasifico las actividades en tres tipos:

Las actividades residuo, como decía antes, aquellas que consumen recursos pero que no generan valor para nuestra compañía. Son por ejemplo: reuniones inútiles o demasiado largas; leer y contestar emails que apenas dicen nada, o peor que no se entienden; contestar a preguntas de otros departamentos cuando la respuesta se encuentra fácilmente si indagáramos un poco, pero no nos molestamos y mejor preguntamos a los demás; llamadas de teléfono muy largas; realizar cuadros y entregar datos que no sabemos ni lo que significan pero que hay que reportar ¿alguien sabe para qué?; contestar escritos absurdos, lo más, de las diferentes administraciones que hay en España; y no sigo porque estaría ya haciendo una actividad residuo..... 

Las actividades valor, aquellas que consumen recursos pero que generan un valor para nuestra compañía. Son los nuevos procesos productivos; la relación con los clientes; el lanzamiento de nuevos productos; la consecución de nuevos clientes;  los estudios que nos permiten gestionar más eficazmente o más eficientemente; la formación a los empleados; los proyectos que desarrollan la imagen de marca de nuestra compañía; la gestión por procesos si con ellos conseguimos ser más eficientes; etc.

Las actividades ideas, aquellas que generan recursos y que podrán generar mucho valor para la compañía a medio plazo. Aunque pueden tener un componente relacionado con la I+D+i, no todas lo tendrán, y simplemente serán nuevas formas y perspectivas de ver el negocio en el que se desempeña nuestra compañía. Entre estas actividades idea podemos citar: la reingeniería de procesos cuando los destructuramos completamente para hacer más sencillo y más eficientes; el rediseño de los productos para hacerlos más atractivos o que generen más valor al cliente; el lanzamiento de productos completamente diferentes a los que ofertamos al mercado; la realización de informes y estudios que nunca se hayan realizado en nuestra compañía; simplificar cómo hacemos las cosas, etc.

Si ahora empezamos a pensar en un día corriente, o mejor en toda una semana y separáramos las actividades que realizamos en los anteriores tipos, ¿qué obtenemos?

Pues, sin equivocarme mucho, creo que el cuadro podría ser más o menor el siguiente: el 70% de nuestro tiempo lo empleamos en las actividades denominadas residuo, un 29% en las actividades valor, y un 1% en las actividades ideas. Estas cifras pueden variar algo entre unos departamentos y otros, y entre unas personas y otras, pero creo que el resultado es una media bastante aproximada reflejo de nuestras actividades diarias.

Y resulta que es un cuadro demoledor.

Pero si ahondamos un poco más es que esta situación es prácticamente un timo para la propia empresa. Nos están pagando por trabajos que no generan ningún valor, y no repercuten en una mejora y eficiencia en la gestión empresarial. Pues la empresa está tirando su dinero, vamos.

La pregunta ahora, que hemos visto la foto actual de nuestra situación, es dónde querríamos estar, hacia dónde debemos tender.

En mi opinión siempre habrá tareas consideradas residuo, pero debemos minimizarlas al máximo, tanto en número como en tiempo que se las dedica. Como ninguna genera valor, muchas veces si no las hacemos no pasará nada. Nadie ni lo notará.

Las actividades valor deberían ocuparnos la mayor parte del tiempo, para eso nos pagan. Y las actividades ideas deberían entrar con fuerza y dedicar a ellas, o a pensar sobre ellas al menos lo mismo que a las residuo, aunque sólo sea por “compensar” la balanza.

Así, nuestra situación ideal quedaría de las siguiente forma: un 60% del tiempo dedicado a nuestro trabajo debería estar concentrado en actividades valor, un 20% en actividades ideas y otro 20% en actividades residuo.

Ahora cada uno debe ver dónde está, qué actividades realiza, cuánto tiempo dedica a ellas, de cuáles puede prescindir y qué pasos debe dar para cambiar la foto actual.

Es todo un reto pero el esfuerzo merecerá la pena.

Fernando García