Hoy en día asistimos a la generalización del uso de presentaciones a través de diapositivas creadas en PowerPoint para todo tipo de reuniones, conferencias, ..., tanto a nivel externo como a nivel interno en la propia empresa.
La mayoría de dichas presentaciones son sorprendentemente grises e ineficaces, de modo que se convierten en algo que la audiencia tiene que soportar. Esto lo hemos ido viviendo, adquiriendo y considerándolo normal con el paso del tiempo.
La presentación típica consiste en una serie de datos con títulos y subtítulos ordenados en listas con un orden jerárquico, ya demasiado familiar, todas ellas con demasiado texto, tablas con letras pequeñas que apenas pueden leerse... El presentador casi se limita a leer las diapositivas exhibidas.
Varios estudios han demostrado que es más difícil para una audiencia procesar la información que se presenta de forma oral y escrita a la vez.
Todo ello, hace que sea muy difícil prestar atención a dichas presentaciones, y la efectividad de las mismas queda muy mermada.
Si queremos comunicar de modo efectivo, con claridad y coherencia, debemos ir más allá de lo considerado “normal” y producir algo diferente. Debemos ser excelentes también en nuestras presentaciones.
El primer objetivo que debemos tener en mente a la hora de desarrollar una presentación es captar la atención de la audiencia y conectar con ella.
La razón para hacer una presentación es vender o explicar algo o alguna idea. Por ello debemos VENDERLA, y a través de ella, entonces sí podremos vender nuestro producto o idea.
Según Seth Godin, un extraordinario presentador, las presentaciones tienen que ver con la transferencia de emociones. Seth nos presenta una serie de consejos para mejorar nuestras presentaciones de forma inmediata:
- Haga diapositivas que recuerden sus palabras, no que las repitan.
- No incluya nunca más de seis palabras en una diapositiva.
- Utilice imágenes de alta calidad.
- No utilice efectos de fundido, rotaciones ni transiciones. Deje que las cosas sean simples.
- Desarrolle un documento escrito, para poderlo dejar en la sala de conferencias. No entregue copias impresas de sus presentaciones, no deberían aportar nada sin su presencia.
Diferenciarnos
Las presentaciones deberían ser un proceso enormemente creativo a la hora de preparar y diseñar una exposición en público, cosa que casi nunca se hace hoy en día.
Piense que una presentación es una oportunidad para diferenciarnos, para vendernos como profesional, y una oportunidad para contar una historia cuyo contenido es importante para nosotros. Entonces… ¿por qué desaprovechar esa oportunidad?
Elimine, pues, los extensos textos a los que nos tienen acostumbrados los conferenciantes y prepare imágenes impactantes para su público, que casi hablen por sí mismas. Cuide su aspecto, su situación, elija las seis palabras mágicas que la acompañarán y el resto es cosa suya… haga “sentir” a su público.
Como dice Seth, no utilice las diapositivas para dar información y dejar copias al publico. La presentación oral debe ser una tema completamente separado de una presentación escrita que pueda repartirse y donde sí irán todos aquellos datos necesarios que en las diapositivas no tienen cabida.
La cuestión radica en que debido a la velocidad del mundo empresarial actualmente no tenemos tiempo para realizar ambos trabajos y creamos una mezcla de la presentación oral y el documento de detalle para que nos sirva para ambos fines.
Lo que debemos darnos cuenta es que el documento así creado no sirve para ninguno de los dos fines anteriores. Las diapositivas son demasiado telegráficas y a los 10 días pocos asistentes a su conferencia las entenderán y se olvidarán del asunto tratado, y por otro lado tampoco tienen el suficiente detalle como para estudiar un tema a fondo una vez hayan regresado a su puesto de trabajo habitual. Hemos fracasado en los dos aspectos….
El mensaje
Debemos preguntarnos siempre cuál es el mensaje que queremos dar, y por qué es importante. Puede que para usted lo sea, pero ¿y para su audiencia?
También debemos pensar que lo que a nosotros nos puede parecer básico y obvio del mensaje, para el público puede que no lo sea. Evalúe siempre su punto de vista al recibir su mensaje. Sea empático.
Debemos pensar en cómo va a reaccionar nuestro público cuando mostremos cada una de las diapositivas. ¿Cómo reaccionaríamos nosotros? Si la respuesta no es de sorpresa o de estímulo, debemos cambiarla o eliminarla.
En resumen, una buena presentación nos va a obligar a realizar un mayor trabajo que el que estábamos acostumbrados a hacer.
Nos va a obligar a ser creativos, a pensar en el mensaje, a diseñar en papel antes que en el ordenador, a obtener fotografías, a escribir mensajes impactantes, y a preparar un documento adjunto para su entrega.
¿Estamos preparados para ello? La recompensa puede ser muy alta.
Será un viaje fascinante.
Fernando García
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